展会如何用好“编外人员” ——亚展国际会展公司总经理王海军接受《中外会展》专题采访

王海军：倾向于使用高校志愿者

本刊记者 /徐   智

亚展国际会展(湖南)有限公司总经理王海军

王海军告诉记者，作为展会策划运营企业，亚展公司在自有展会项目中都会根据项目特点、规模、场馆等因素使用志愿者。例如在2022市政工程建设产业博览会中，共使用志愿者近70人次。这些志愿者来源主要为购买专业服务和高校学生志愿者。

王海军指出，就亚展公司对志愿者的使用情况来看，志愿者主要是在嘉宾接待、展馆通道入口、论坛及活动区域、餐饮点等人流聚集较大的地方开展证件核验、分流疏导、咨询介绍、引导等相关重复性服务工作。从多场展会使用情况看，使用志愿者的整体效果好，提升了展会优质服务的形象。

亚展公司在志愿者招募和培训方面都有着非常高的要求。在招募方面，要求志愿者形象气质好、临场应变能力强、语言表达能力优秀。在培训方面，亚展公司会投入很大人力、物力、精力做好上岗培训，并要求志愿者做好以下工作。第一，公司会发放展会资料及工作证件，志愿者必须熟记资料内容，并模拟现场场景做到有问有答；第二，要求志愿者对展会基本情况进行详细讲解，必须做到烂熟于心，信手拈来；第三，每一名志愿者都要明确自己的岗位职责与工作范围，不串岗不离岗；第四，志愿者必须做到牢记场馆布局、楼层分布、重点展位、时间进度等内容；第五，公司在展前会开展服务、路线、咨询等预演。

对于高校学生志愿者和社会招聘志愿者的优缺点，王海军认为，高校学生的整体素质较高、责任感和组织纪律性较强，具备一定工作热情，但整体年龄偏低，缺乏工作经验和社会阅历；社会招聘的志愿者在社会阅历、工作经验方面优于高校学生，但综合素质和服务意识良莠不齐，使用成本高于高校学生。

对于两类志愿者的管理，王海军认为也要有所区别。如果是采购志愿者公司的服务，就要让专业的人做专业的事，在充分沟通需求后将志愿者工作交给志愿者服务公司，在人员调配、培训方面由服务公司进行统筹，从而提高公司展会项目运营效率，降低公司风险。如果是使用高校志愿者，就要指派专人负责志愿者管理工作，充分明确每一名志愿者的岗位职责与工作范围，做好人员补充预案，制定安全预案，购买意外保险，严格开展岗前培训和展前演练等。

王海军表示，亚展公司发起创办了湖南会展产业孵化平台，与多家高校建立了校企合作机制。从中长期看，亚展公司倾向于使用高校志愿者，可以与学校建立更为紧密的联系，同时可以降低志愿者使用成本，并可在志愿者中甄选一批储备人才。但是在部分规格高、服务要求高的展会项目中，亚展公司可能倾向于采购志愿者公司的服务，高校志愿者作为补充，保障项目正常开展。

原文转载自《中外会展》2023年第08期